في المشهد المتغير لعالم الأعمال اليوم، حيث تزداد متطلبات الالتزام بالمعايير صرامة، وتتزايد التعقيدات، أصبح من الضروري بشكل متزايد التخلص من العمليات اليدوية لتقليل المخاطر. لقد برزت المناقصات الإلكترونية كأداة لتغيير قواعداللعبة في تبسيط عملية الشراء في قطاع البناء والتشييد. ومع ذلك، من المهم فهم عيوب عمليات الشراء اليدوية والمناقصات الورقية من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة ومبينة على المعلومات.
دعونا نستكشف العيوب الستة الهامة لعمليات المناقصة التقليدية:
تستغرق عمليات المناقصة اليدوية وقتًا طويلاً، وهي بطيئة ومملة، مما يؤدي إلى زيادة نسبة الأخطاء والإرهاق. إن الجهد المطلوب لحفظ السجلات كبير، كما أن الحاجة إلىتسجيل واسترجاع القرارات عندما يطلبها المدققون أو أصحاب المصلحة الآخرون تزيد من الأعباء الإضافية. غالبًا ما يتطلب تحديد الفصل بين المسؤوليات و أدوار الصانع / المدقق قوى عاملة إضافية. علاوة على ذلك، يمكن أن يواجه الموظفون خطر الاستغناء عن خدماتهم في حالات التغيير المستمر للعمالة.من خلال تنفيذ نظام المناقصات الإلكترونية المؤتمت بالكامل، يمكن تحسين الكفاءةبشكل كبير، و تقليل الأخطاء.
تعد مرافق التخزين المناسبة والتنظيم المنهجي ضرورية لحفظ السجلات يدويًا. يجب فهرسة السجلات والملفات، وتصنيفها، وتخزينها بشكل آمن في خزائن مقاومة للحريق معوجود أنظمة استرجاع سهلة. يتطلب الحفاظ على أنظمة تخزين جيدة مساحة واسعة، ويجب الاحتفاظ بالسجلات لسنوات عديدة للامتثال للمتطلبات القانونية. أنظمة التخزين عالية الجودة تأتي بسعر مرتفع، ويجب حماية موقع التخزين ضد الكوارث الطبيعية ومخاطر الحرائق والسرقة.
يمكن أن يستغرق تتبع التغييرات والتعديلات وإجراءها في عملية يدوية وق تًاطويلاً ومرهقًا. عادةً ما يتوجب استرجاع المستندات لضمان استمرارية وانسيابية العمل،وكذلك لإجراء فحوصات ما قبل التدقيق. يصبح تتبع التغييرات والحفاظ على سجلا لمستندات أمرًا صعبًا بشكل خاص، خاصة بالنسبة للمعاملات التي تتطلب تعديلات متعددة.
يعد أمن البيانات أمرًا في غاية الأهمية، وقد قامت العديد من الدول بسن تشريعات لمعالجة هذه المشكلة. يجب على المؤسسات ضمان التعامل المسؤول مع الكم الكبير من البيانات والمعلومات التي تتعامل معها، بما في ذلك تلك الخاصة بمورّديها.تجعل العمليات اليدوية من الصعب تنفيذ نظام مضمون، ويمكن أن تؤدي الأخطاء أثناء إنشاء الملفات ونقلها إلى تعريض أمن البيانات للخطر.
غالباً ما تعاني العمليات اليدوية مننقص الرقابة، مما يعرض الشركة لمخاطر عند إدارة الأسعار المقدمة من الموردينّ. يتصاعد مستوى المخاطر بشكل أكبر عندما يقوم الأفراد داخل المنظمة بشراء السلع والخدمات بشكل مستقل دون إشراك قسم المشتريات، وهي ممارسة يشار إليها عادة باسم الشراء المستقل. ويتجاهل هذا النهج سياسات وإجراءات الشراء المعمول بها، مما يفتح الباب أمام المخاطر المالية والأنشطة الاحتيالية المحتملة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يفشل في تسخ يرالخبرة المتخصصة لمحترفي المشتريات، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والفوضى في عمليةالشراء.
تعتبر عمليات الشراء اليدوية غير فعالة وعرضة للأخطاء، وتتطلب المزيد من الوقت والموارد لإكمال أي مهمة. يتم استهلاك الوقت في كل خطوة، منذ بداية العملية وحتى تخزين المستندات والتنظيم والاسترجاع.يؤدي تصحيح الأخطاء ومتابعة الأعمال الورقية أيضًا إلى إهدار وقت كبير، مما يؤدي في النهاية إلى إبطاء العملية برمتها وفقًا لقياس وقت إنجاز المعاملة (TAT).
للتغلب على هذه التحديات، يجب على شركات البناء إعطاء الأولوية لتنفيذ حلول المناقصات الإلكترونية التي تعمل على أتمتة عملية الشراء بأكملها، بدءًا من تحديد المصادر إلى إدارة العقود ومن الشراء إلى الدفع. تعمل المناقصات الإلكترونية على تبسيط عملية الشراء وتقليل الأخطاء وتوفيرالوقت والموارد الثمينة. تقدم fortender حلاً شاملاً للمناقصات الإلكترونية يعمل ع لىأتمتة جميع المهام اليدوية والمتكررة، مما يؤدي في النهاية إلى توفير الوقت وزيادة الكفاءة.
.png)
تجمع منصتنا جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك المطورين والاستشاريين الهندسيين والمقاولين العامين والفرعيين والموردين، على منصة واحدة متكاملة حيث يمكنهم العمل معًا لتسليم المشاريع بسرعة وكفاءة، وبالتالي توفير الوقت والمال لجميع الأطراف المعنية.
